Politique de confidentialité

Cette page explique quelles données personnelles sont enregistrées dans Kazanoo, pourquoi, pendant combien de temps, qui y a accès, et comment exercer vos droits.

Dernière mise à jour : 2 octobre 2026

Qui est concerné

Kazanoo enregistre des données sur quatre catégories de personnes :

les candidats, apprentis et personnes accompagnées — c’est le cœur du traitement ;
les interlocuteurs des entreprises partenaires : maîtres d’apprentissage, référents, signataires ;
des tiers nommés par la personne accompagnée : contact d’urgence et, pour un mineur, représentant légal ;
les salariés des structures qui utilisent l’outil.

🔴 Des mineurs figurent parmi les personnes accompagnées, l’apprentissage commençant avant la majorité. Leurs données sont traitées avec le représentant légal pour interlocuteur sur tout ce qui relève du contrat.

Quelles données

Identité et coordonnées : nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse postale, courriel, téléphones.
Situation et parcours : dernier diplôme, situation personnelle et professionnelle, projet professionnel, identifiant France Travail, notes d’entretien, candidatures, positionnements sur des offres.
Contrat et formation : contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, employeur, dates, formation et session suivies, immersions, présences aux ateliers et aux informations collectives, examens.
Numéro de sécurité sociale, nécessaire au CERFA du contrat. Il est chiffré en base, retiré des réponses courantes de l’application, et chaque lecture est journalisée — qui a lu, quand.
Données relatives à la santé et au handicap : reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH) et éléments de santé lorsqu’ils conditionnent l’aménagement de la formation ou du poste. Ce sont des données sensibles au sens de l’article 9 ; elles ne sont saisies que lorsqu’elles sont nécessaires à cet aménagement.
Pièces jointes : CV, pièces administratives du dossier de contrat, attestations.
Historique des échanges : appels, courriels, SMS, rendez-vous, et les modifications apportées à la fiche.
Tiers : identité et coordonnées du contact d’urgence et du représentant légal, lorsqu’ils sont communiqués.

D’où viennent ces données

de la personne elle-même, lors d’un entretien ou d’un rendez-vous ;
d’un formulaire de candidature rempli sur le site d’une structure ou sur une page Facebook ou Instagram ;
d’un logiciel partenaire : Koann pour les candidatures, Digiforma pour la gestion de la formation ;
d’un fichier transmis par une structure ou un partenaire, importé dans l’outil ;
de l’entreprise partenaire, pour ce qui concerne le suivi en entreprise.

⚠️ Quand la donnée ne vient pas de vous, l’outil conserve la trace de sa provenance. Vous pouvez demander à savoir de quelle source vient votre fiche.

Pourquoi, et sur quelle base légale

Finalité	Ce que cela couvre	Base légale
Recrutement et insertion professionnelle	recueillir une candidature, la qualifier, suivre le parcours du candidat jusqu’à l’entrée en formation ou en contrat	exécution d’un contrat, ou intérêt légitime de la structure avant tout contrat
Contractualisation et financement	établir le contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, produire le CERFA, monter le dossier de prise en charge auprès de l’OPCO	exécution d’un contrat et respect d’obligations légales
Suivi pédagogique et relation entreprise	entretiens de suivi, immersions, visites en entreprise, échanges avec le maître d’apprentissage	exécution d’un contrat
Organisation des rendez-vous	proposer, confirmer et rappeler un rendez-vous, un atelier ou une information collective	exécution d’un contrat, ou intérêt légitime avant tout contrat
Information sur les formations et les événements	campagnes de courriel et de SMS adressées aux personnes accompagnées	consentement. ⚠️ Chaque courriel de campagne porte un lien de désabonnement ; un désabonnement arrête les envois sans qu’il soit besoin de le justifier.
Sécurité et traçabilité	journaliser les consultations de documents et de champs sensibles pour pouvoir enquêter sur un accès anormal	intérêt légitime, et obligation de sécurité de l’article 32

Les données de santé et de handicap reposent sur une base distincte : le consentement explicite de la personne, ou la nécessité d’aménager le poste et la formation au titre du droit du travail et de la protection sociale.

Combien de temps

⚠️ Trois durées différentes, et ce n’est pas une incohérence : trois finalités distinctes, trois horizons. Les aligner serait une erreur dans les deux sens — raccourcir détruirait des pièces légalement dues, allonger transformerait un journal de sécurité en rétention injustifiée.

10 ans

pièces de contrat, de financement et d’examen — CERFA, conventions, pièces OPCO, justificatifs de financement, pièces d’examen et de certification

Pourquoi cette durée : horizon des pièces comptables et de la piste d’audit des financements ; ces pièces sont réclamables par les services examens et par l’OPCO

Point de départ : la durée court à partir de la date de fin du contrat d’apprentissage ou de professionnalisation. En l’absence de cette date, aucune pièce n’est détruite.

3 ans

pièces hors contrat — CV, notes, pièces jointes non rattachées à un contrat

Pourquoi cette durée : aucune obligation légale longue ne s’y attache

Point de départ : même point de départ ; une pièce sans rattachement suit la fin du dernier contrat connu.

12 mois

journal d’accès — qui a consulté, téléchargé ou imprimé quel document, et les lectures de champs sensibles (numéro de sécurité sociale)

Pourquoi cette durée : durée usuelle d’un journal de sécurité : assez long pour enquêter sur un incident découvert tardivement, assez court pour rester proportionné

Point de départ : la date de l’accès. ⚠️ Ce journal n’enregistre jamais le contenu lu : il dit qu’une lecture a eu lieu, pas ce qui a été lu.

🔎 En l’absence de point de départ, rien n’est détruit. Une date manquante ne se lit jamais comme « assez vieux pour être supprimé ».

⚠️ Ces durées ont été arrêtées le 1^er octobre 2026 à partir des obligations du secteur — apprentissage, insertion, financement par un OPCO. Elles restent soumises à [À COMPLÉTER — validation par un juriste des durées et des bases légales].

Qui reçoit ces données

À l’intérieur des structures, l’accès est réservé aux salariés, selon leur rôle. Les consultations de documents et les lectures du numéro de sécurité sociale sont journalisées.

À l’extérieur, les prestataires suivants interviennent :

Prestataire	Rôle	Données concernées	Localisation
Supabase	hébergement de la base de données et de l’authentification	l’ensemble des données du CRM ; identifiants de connexion des salariés	Union européenne — région AWS européenne
Brevo	acheminement des courriels et des SMS, transactionnels et de campagne	nom, prénom, adresse de courriel, numéro de mobile du destinataire	Union européenne (France)
Cloudflare	protection de l’écran de connexion contre les automates (Turnstile)	adresse IP et caractéristiques du navigateur de la personne qui tente de se connecter	hors Union européenne — transfert encadré par les clauses du fournisseur
Digiforma	logiciel de gestion de la formation ; les dossiers d’apprentis y sont synchronisés	identité, coordonnées, parcours de formation, sessions suivies	Union européenne (France)
Koann	logiciel d’origine des candidatures, importées dans le CRM	identité, coordonnées, candidature	Union européenne (France)
Meta (Facebook, Instagram)	formulaires de candidature publiés sur les pages des structures ; les leads sont transmis au CRM	les champs du formulaire rempli par la personne sur la plateforme	hors Union européenne — transfert encadré par les clauses du fournisseur
Google	synchronisation des agendas de rendez-vous des conseillers	objet, date et participants d’un rendez-vous	hors Union européenne — transfert encadré par les clauses du fournisseur
Anthropic	assistance à la rédaction et à la synthèse. ⛔ Cette fonction est COUPÉE : le service répond « maintenance » et n’émet aucun appel. Elle ne sera rallumée qu’après un réexamen des données transmises.	aucune, tant que la fonction est coupée	hors Union européenne
Infomaniak — hébergeur du serveur applicatif	hébergement des services et des pièces jointes (CV, pièces administratives)	les pièces jointes des dossiers	serveur situé en Suisse — pays reconnu adéquat par la Commission européenne

Au-delà de ces prestataires, des données sont transmises à des destinataires institutionnels lorsque la loi ou le contrat l’exige : l’OPCO qui finance le contrat, la direction régionale chargée de l’enregistrement du contrat d’apprentissage, les services d’examen et de certification.

⛔ Aucune donnée n’est vendue, louée ni cédée à des fins publicitaires.

État des engagements contractuels avec ces prestataires : [À COMPLÉTER — existence d’un contrat de sous-traitance (art. 28) avec chaque sous-traitant listé]

Vos droits, et ce que l’outil sait en faire

Accès et copie (art. 15)

Un export complet des données d’une personne peut être produit à la demande. Il couvre la fiche, les documents, les interactions, les rendez-vous, les contrats, les candidatures et les envois de messages.

Portabilité (art. 20)

Le même export est remis dans un format structuré et lisible par machine (JSON).

Rectification (art. 16)

Une donnée inexacte est corrigée sur demande ; la correction est tracée.

Effacement (art. 17)

⚠️ L’effacement est possible, mais il ne peut pas emporter les pièces que la loi oblige à conserver (voir les durées ci-dessus). Dans ce cas la pièce retenue est NOMMÉE dans la réponse, avec la date à partir de laquelle elle deviendra effaçable. Un refus silencieux n’est jamais acceptable.

Opposition (art. 21)

Une opposition est enregistrée sur la fiche et exclut la personne de toute campagne de courriel ou de SMS.

Limitation (art. 18)

Une limitation gèle la fiche : elle est conservée, mais plus modifiée, et la personne est exclue des campagnes.

Réclamation

Indépendamment de ce qui précède, une réclamation peut être déposée auprès de la CNIL — 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr.

Pour exercer l’un de ces droits, écrivez à [À COMPLÉTER — adresse de courriel dédiée à l’exercice des droits] en précisant votre nom, votre prénom et, si vous le connaissez, la structure qui vous accompagne. Une réponse vous est due dans un délai d’un mois.

Messages d’information et désabonnement

Les courriels et SMS d’information sur les formations et les événements ne sont envoyés qu’aux personnes qui l’ont accepté dans le cadre de leur accompagnement. Chaque courriel de ce type porte un lien de désabonnement : un clic suffit, sans justification, et il arrête les envois.

⚠️ Les messages liés au suivi de votre dossier — confirmation d’un rendez-vous, convocation, pièce manquante — ne sont pas des messages d’information : ils relèvent de votre accompagnement et continuent d’être envoyés. Si vous ne souhaitez plus en recevoir, c’est une opposition : écrivez-nous.

Sécurité

L’accès est réservé aux salariés des structures, derrière une authentification par mot de passe protégée contre les tentatives automatisées. Les échanges sont chiffrés en transit. Le numéro de sécurité sociale est chiffré en base. Les consultations de documents et les lectures de champs sensibles sont journalisées pendant douze mois.

⚠️ Nous ne prétendons pas que le dispositif est complet. Un audit interne daté du 1^er octobre 2026 a relevé des écarts, dont le chiffrement des pièces jointes au repos et l’absence de sauvegarde hors machine ; ils sont en cours de traitement. Si un incident devait affecter vos données, les personnes concernées et la CNIL seraient informées comme l’exigent les articles 33 et 34.

Décisions automatisées

Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n’est prise de façon automatisée : l’admission, l’orientation et la rupture d’un contrat sont décidées par une personne. Une fonction d’assistance à la rédaction existe dans l’outil ; elle est actuellement désactivée.

Modifications de cette politique

Cette page est mise à jour lorsque le traitement change. La date de dernière mise à jour figure en tête. En cas de changement substantiel, les personnes concernées sont informées.